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Au fil des années, une entreprise doit faire face à divers événements. Le déménagement est un des tournants les plus délicats à gérer par l’entreprise. Ce projet requiert une préparation soignée de la part du dirigeant de la société afin que cela impacte le moins possible l’évolution de l’activité de celle-ci.

Se poser les bonnes questions avant de déménager

Le déménagement d’entreprise est un projet important. Avant de vous y lancer, vous devez être certain qu’il s’agit de la meilleure décision à prendre pour votre entreprise. Cela peut, en effet, avoir des répercussions négatives sur votre entreprise, vos salariés, et vos clients.
Votre activité est en pleine expansion et vos locaux sont devenus trop petits ? Il est tout à fait normal, dans ce cas d’envisager un déménagement. Toutefois, si par exemple votre entreprise bénéficie actuellement d’un bon emplacement, ce serait dommage de la relocaliser ailleurs. Selon les études, l’emplacement d’une entreprise peut être une véritable source d’économies pour elle. Des locaux facilement accessibles lui permettent d’être attractif auprès de ses candidats cibles. Les chiffres montrent même que la moitié des cadres supérieurs acceptent de modérer leur prétention salariale si cela leur permet de travailler au sein d’une entreprise qui bénéficie d’un bon emplacement. Ainsi, avant de prendre une décision de déménagement, analysez s’il est préférable d’envisager une autre solution. Si vous avez besoin de plus d’espace, vous pouvez par exemple recourir au garde-meuble professionnel. Un garde meuble Rosny sous bois ou dans une autre ville vous propose la location de box de stockage ou d’un espace d’entreposage. Vous pouvez utiliser votre garde-meuble pour l’archivage administratif. Y déposer vos documents peut déjà vous faire gagner de la place dans vos locaux actuels. Vous pouvez aussi vous en servir comme un espace de stockage commercial, ou encore un lieu d’entreposage de matériel (matériel publicitaire, prospectus, etc.) Si votre entreprise œuvre dans le secteur immobilier, vous pouvez y conserver en toute sécurité vos divers équipements. Les garde-meubles proposent généralement des espaces de stockage de dimensions différentes. A vous de faire le choix selon les besoins de votre société. Vous êtes également libre de choisir la durée de la location.

Pour vous assurer que le déménagement de votre entreprise est indispensable, vous devez évaluer l’intérêt de celui-ci. Cela vous permet-il de réduire les coûts de votre loyer ? De vous rapprocher un peu plus de vos clients ? Si après une analyse approfondie, vous estimez que cette étape est incontournable, vous pouvez sauter le pas.

Impliquez vos salariés

C’est décidé, vous allez déménager votre entreprise. Maintenant, vous devez informer au plus vite vos collaborateurs de cette décision pour qu’ils participent à la réussite de cette étape importante. Un déménagement peut motiver les salariés, mais ceci peut également être une source de conflits, de stress, et d’appréhension. À vous de gérer cela pour que tout se déroule à merveille. Afin de rassurer les collaborateurs et de les impliquer dans le déménagement, vous pouvez, par exemple, leur proposer une visite de vos nouveaux locaux. Ainsi, ils pourront voir leurs nouvelles conditions de travail ainsi que leur temps de trajet. Ceci leur permet de se projeter plus facilement dans leurs prochains espaces de travail.

Tenez aussi compte de la taille de votre société pour l’organisation du déménagement. Si vous avez une petite équipe de 5 personnes ou moins, quelques semaines à l’avance peuvent suffire pour préparer le déménagement. Si vous avez une société avec plus de 100 collaborateurs, il faudra prévoir 4 à 6 mois de préparation. Pour une grande société de 400 personnes et plus, une préparation de 6 mois à 1 an en avance est à prévoir. Durant ce laps de temps, accompagnez vos employés dans cette étape, vérifiez les formalités à accomplir, et impliquez tout le monde afin d’affiner collectivement ce projet important.

Accomplir les formalités liées au déménagement

Diverses démarches et formalités administratives sont à effectuer avant votre déménagement. D’abord, vous devez respecter le préavis du bail commercial de vos locaux actuels. Généralement, ceci est de 6 mois. Ainsi, vous devez prévenir votre bailleur par lettre recommandée au moins 6 mois précédant la date prévue pour le déménagement. Vérifiez dans votre contrat de bail cette durée de préavis. Sachez que ne pas respecter celle-ci peut engendrer des tracas administratifs qui ne feront que compliquer votre organisation durant cette période déjà difficile.

Ensuite, vous devez prévenir vos différents interlocuteurs du changement d’adresse de votre entreprise. Vos banques, l’Urssaf, la Sécurité sociale, vos divers prestataires (téléphone, internet, gaz, électricité, eau, etc.) ainsi que votre assureur doivent être prévenus.

Si le déménagement implique une modification de votre siège social, d’autres formalités supplémentaires sont à effectuer. Vous devez notamment publier un avis de modification dans un JAL (Journal d’annonces légales).

La modification de vos divers supports commerciaux doit également faire partie de votre planning d’organisation. Mettez à jour votre site internet, vos divers documents professionnels, ainsi que vos brochures commerciales.
Enfin, vous ne devez pas oublier qu’il est de votre devoir de rénover et de nettoyer vos anciens locaux. Anticipez les éventuels travaux à effectuer (peinture, etc.).

Pour que tout se déroule sans souci, vous pouvez vous faire accompagner par un partenaire de confiance, comme un consultant spécialisé en déménagement d’entreprises. Ce dernier vous fournira des conseils avisés sur la meilleure stratégie à mettre en place pour réussir votre projet de déménagement et d’aménagement. Il établira un planning pour l’organisation de déménagement et accompagnera vos salariés. Il sera donc le médiateur entre vos équipes de direction et vos salariés.

Faire appel à une entreprise de déménagement d’entreprise ?

En fonction de la taille de votre entreprise, l’intervention d’une entreprise de déménagement peut être nécessaire. Pour une PME, vos salariés peuvent s’occuper eux-mêmes du déménagement. Cela vous permet de réaliser des économies. Il vous suffit de désigner un responsable qui leur montrera comment procéder, par exemple pour l’empaquetage des affaires. Chaque carton doit être clairement marqué afin que ceux en charge de les transporter puissent déterminer où le poser dans le nouveau local. Si votre petite entreprise est composée de plusieurs départements, assignez un responsable pour chacun d’eux. Cette personne réalisera un inventaire précis des affaires de son service.

Si vous avez une société d’une taille conséquente, il vaut mieux faire appel aux services d’un professionnel. Comparez plusieurs devis de déménagement et faites jouer la concurrence. Cet événement ne doit pas être un gouffre financier qui nuira à votre activité.

Enfin, choisissez la date optimale pour votre déménagement. Bien entendu, vous ne devez pas planifier cela à une période clé de votre activité. Un grand nombre d’entreprises déménagent après la fin de l’année fiscale. Il y a aussi celles qui choisissent les périodes de vacances scolaires. En effet, ce sont généralement, des périodes calmes.